Sankcje za naruszenie przepisów KSeF - art. 106ni i co zmienia się od 2027 roku

Dlaczego kary na razie nie obowiązują

Szef Krajowej Administracji Skarbowej ogłosił oficjalnie, że w całym 2026 roku nie będą nakładane sankcje finansowe za błędy i uchybienia we wdrożeniu KSeF. Decyzja ma charakter polityczny - ustawodawca i organy podatkowe traktują 2026 rok jako okres edukacyjny, w którym podatnicy mają się przyzwyczaić do nowych obowiązków bez ryzyka natychmiastowych konsekwencji finansowych.

Oznacza to, że jeśli w 2026 r. wystawisz fakturę poza KSeF (poza przewidzianymi wyjątkami), nie otrzymasz decyzji z karą finansową - nawet jeśli naruszenie jest oczywiste. Organy podatkowe mogą jednak przeprowadzać kontrole, czynności sprawdzające i zbierać informacje o sposobie wdrożenia.

Zwolnienie z kar w 2026 r. nie oznacza, że faktury wystawione poza KSeF po 1 kwietnia są zgodne z prawem. Są niezgodne - ale organ zdecydował o nienakładaniu sankcji przez ten rok. Od 1 stycznia 2027 r. decyzja ta przestaje obowiązywać.

Art. 106ni ustawy o VAT - podstawa prawna sankcji

Przepis art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wprowadza sankcje finansowe za naruszenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przepis zaczyna wywoływać skutki prawne od 1 stycznia 2027 r.

Przepis wyróżnia dwa rodzaje naruszeń i odpowiadające im maksymalne kary:

Wystawienie faktury poza KSeF - jeśli podatnik zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych wystawi fakturę w innej formie (papierowej, PDF, EDI) bez podstawy prawnej (awaria, tryb offline), grozi kara w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na tej fakturze. W przypadku faktury bez podatku (faktura podmiotów zwolnionych z VAT) kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.

Nieterminowe przesłanie faktury offline - jeśli podatnik wystawił fakturę w trybie offline (podczas awarii lub problemów technicznych) i nie przesłał jej do KSeF w wymaganym terminie, grozi kara w wysokości do 100% kwoty podatku VAT na fakturze lub do 18,7% kwoty brutto.

Wskazane wartości to górne granice kar - naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę w konkretnej kwocie, biorąc pod uwagę okoliczności naruszenia, wagę uchybienia, dotychczasową historię podatnika i inne przesłanki. Kara może być niższa niż maksimum.

Kto jest uprawniony do nakładania kar i w jakim trybie

Kary nakłada naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla podatnika. Postępowanie odbywa się w trybie administracyjnym - naczelnik wydaje decyzję, od której podatnikowi przysługuje odwołanie do dyrektora izby administracji skarbowej, a następnie skarga do sądu administracyjnego.

Kara jest nakładana za każde naruszenie z osobna. Wystawienie 10 faktur poza KSeF w jednym miesiącu to 10 odrębnych naruszeń, z których każde może skutkować osobną decyzją o karze.

Postępowanie może być wszczęte na podstawie kontroli podatkowej lub czynności sprawdzających. Z racji tego, że KSeF jest systemem centralnym, organy podatkowe mają bezpośredni wgląd w faktury wystawione w systemie. Faktury wystawione poza KSeF (np. wykazane w JPK, ale nieistniejące w KSeF) będą łatwe do wykrycia przez algorytmy automatycznej weryfikacji.

Kiedy kary nie będą stosowane

Ustawa przewiduje sytuacje wyłączające odpowiedzialność za wystawienie faktury poza KSeF:

Ogłoszona awaria systemu - jeśli MF oficjalnie ogłosiło awarię KSeF i podatnik wystawił fakturę offline zgodnie z procedurą i przesłał ją do systemu w terminie określonym w komunikacie - brak podstawy do kary.

Problemy techniczne po stronie podatnika - jeśli podatnik nie mógł połączyć się z KSeF z przyczyn technicznych (własna awaria sieci, błąd systemu), wystawił fakturę offline i przesłał ją do KSeF niezwłocznie po ustaniu przeszkody - nie ma podstawy do kary.

Transakcje wyłączone z obowiązku - faktury B2C, faktury wystawiane przez nierezydentów, inne kategorie wyłączone z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych - nie są objęte sankcjami z art. 106ni.

Faktury do limitu 10 000 zł (wyłącznie w 2026 r.) - w 2026 r. obowiązuje ułatwienie przejściowe pozwalające wystawiać faktury poza KSeF do limitu 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktury mieściące się w tym limicie nie naruszają obowiązku, a więc nie podlegają sankcjom. Ułatwienie wygasa 31 grudnia 2026 r.

Praktyczna skala sankcji

Żeby wyobrazić sobie skalę sankcji, warto przejść przez kilka przykładów:

Faktura z kwotą VAT 2 300 zł (10 000 zł netto, stawka 23%) wystawiona poza KSeF - maksymalna kara 2 300 zł.

Faktura z kwotą VAT 46 000 zł (200 000 zł netto, stawka 23%) wystawiona poza KSeF - maksymalna kara 46 000 zł.

Faktura bez VAT (podatnik zwolniony) na kwotę 10 000 zł brutto wystawiona poza KSeF - maksymalna kara 1 870 zł (18,7% z 10 000 zł).

W firmie wystawiającej kilkanaście lub kilkadziesiąt faktur miesięcznie nieobsługiwanie KSeF przez kwartał po wejściu sankcji mogłoby generować kary w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych. To ryzyko, które warto zmitygować w 2026 r.

Sankcje karne skarbowe - odrębna kategoria

Art. 106ni to kary administracyjne za naruszenie proceduralne - wystawienie faktury w złej formie. Odrębną kategorią są sankcje karne skarbowe na podstawie Kodeksu Karnego Skarbowego, które dotyczą świadomego i celowego fałszowania faktur lub wystawiania faktur dokumentujących czynności niedokonane.

Podatnik, który przez pomyłkę lub zaniedbanie wystawił fakturę PDF zamiast przez KSeF, ryzykuje karę administracyjną z art. 106ni. Podatnik, który świadomie tworzy faktury z fałszywymi danymi w celu wyłudzenia VAT, ponosi odpowiedzialność karną skarbową - te przepisy funkcjonowały przed KSeF i nadal obowiązują niezależnie od sankcji KSeF-owych.

Co zrobić w 2026 roku

Rok 2026 to czas na wdrożenie bez ryzyka sankcji. Priorytety:

Do 1 kwietnia - wdrożyć wystawianie faktur przez KSeF (Etap 2), jeśli firma nie zrobiła tego wcześniej. Testować faktury różnych typów w środowisku testowym. Szkolić pracowników.

W II kwartale - weryfikować, czy faktury przechodzą KSeF bez błędów walidacji. Monitorować faktury kosztowe, bo obowiązek odbierania trwa od 1 lutego.

W III kwartale - zaplanować migrację z tokenów na certyfikaty. Tokeny wygasają 31.12.2026 r. Przy dużej liczbie integracji migracja wymaga czasu.

Do końca 2026 - zakończyć migrację na certyfikaty, zaktualizować procedury wewnętrzne i umowy z kontrahentami tam gdzie to potrzebne. Wejść w 2027 rok z działającym systemem, a nie z integracją w trakcie wdrożenia.

---

Źródła:

• Podstawy prawne oraz kluczowe terminy KSeF - Ministerstwo Finansów
• Szef KAS: do końca 2026 roku nie będziemy karać - Infor.pl
• Kary pieniężne dla podatników w związku z KSeF - Poradnik Przedsiębiorcy
• Sankcje KSeF od 2027 roku - 360Księgowość
• KSeF - oficjalna strona Ministerstwa Finansów